"Hoàn thành mọi việc thật dễ dàng" - Getting things done

Xin chào các bạn, tháng 8 này mình sẽ trở lại bằng một bài viết về Productivity. Mình sẽ giới thiệu một phương pháp giúp bạn cải thiện năng suất làm việc của mình, giúp các bạn "Hoàn thành mọi việc mà không gặp phải căng thẳng". Và phương pháp đó tên là "Getting things Done" hay gọi tắt là GTD. Phương pháp này được sáng tạo bởi David Allen, một chuyên gia, một trong những nhà tư tưởng về hiệu suất công việc có tầm ảnh hưởng nhất thế giới.

Bài viết này sẽ gồm 8 mục chính như sau

Giới thiệu về Getting things done và tác giả David Allen
Mô hình 5 bước làm chủ luồng công việc
Bước 1: Thu thập - Capturing
Bước 2: Xử lý - Clarifying
Bước 3: Tổ chức - Organizing
Bước 4: Xem xét lại - Reflecting
Bước 5: Bắt tay vào thực hiện - Engaging
Kết luận

1. Getting things done và tác giả David Allen

Về GTD

Nó được hiểu như là một phương pháp hay một tập các practice được kiểm chứng bởi tác giả David Allen sau rất nhiều năm nghiên cứu. Nó không hẳn được xem là một phương pháp quản lý thời gian - time management - mà chính xác hơn nó giúp chúng ta kiểm soát sự tập trung và chú ý của chúng ta. Phương pháp này sẽ gồm 5 bước nhỏ:

Capture
Clarify
Organize
Reflect
Engage

Các bước này sẽ được khái quát thành luồng thực thi và đi vào chi tiết từng bước ở các mục sau của bài viết này.

Đôi nét về tác giả David Allen.

Như đã nói ở phần mở đầu, David Allen là một chuyên gia hàng đầu về Productivity trên thế giới. Ông là nhà tư vấn, cũng như là diễn giả cho các tổ chức nổi tiếng trên thế giới như: New York Life, World Bank, Hải quân Mĩ... Ngoài ra ông còn có một công ty mang tên mình - The David Allen và có hơn 20 năm kinh nghiệm tư vấn quản lý và huấn luyện quản trị.

Phần giới thiệu đã xong, tiếp theo chúng ta đi vào tổng quan về 5 bước thực hiện của phương pháp này.

2. Mô hình 5 bước làm chủ luồng công việc

Như đã nói ở trên, GTD sẽ gồm 5 bước để thực hiện. Đầu tiên là thu thập - capture. Ở bước này chúng ta sẽ thu tập tổng hợp những thứ mà khiến bạn quan tâm.

Sau đó làm rõ - clarify - để biết rõ chúng là những thứ gì.

Tiếp đến, là phải biết cách tổ chức - organize - những thứ đó để có thể biết được nó thuộc về đâu.

Kế đến, chúng ta sẽ có sự đánh giá, xem xét lại những thứ đã được xử lý - refect - để có được bức tranh toàn cảnh hơn về những điều chúng ta cần tập trung cũng như những thứ ta đang làm và để biết ta sẽ phải làm gì tiếp theo.

Và 4 bước trên sẽ dẫn dắt ta đến bước cuối cùng - engage. Bước này đơn giản là chúng ta sẽ thực hiện hiện những hành động cần thiết đã được hình thành từ 4 bước trên.

Từ những bước thực hiện trên, chúng ta sẽ khái quát nó trở thành một mô hình theo trật tự, để có thể hiểu rõ phương pháp này một cách trực quan hơn. Cụ thể mô hình như sau

Ảnh từ wikipedia

Trong các phần tiếp theo, chúng ta sẽ đi lần lượt sâu hơn vào các bước để hiểu rõ và có thể áp dụng phương pháp này vào cuộc sống thực tế.

3. Bước 1: Thu thập - Capturing

Bước đầu tiên của quá trình này chính là thu thập những thứ "chưa hoàn thành", những thứ liên quan đến cá nhân hay công việc, những thứ lớn hay nhỏ, quan trọng hay thứ yếu. Nói chung là bạn tập hợp những thứ thu hút sự chú ý, tập trung của bạn, bỏ nó vào một "nơi nào đó" nhưng không phải là trong đầu bạn. Đối chiếu lên hình của luồng làm việc thì output của bạn sẽ có sau quá trình thu thập là 1 "inbox" để chứa các stuff. Nói một cách đơn giản hơn là Capturing chính là quá trình làm cho tâm trí bạn trống rỗng hay Mind Sweep - loại bỏ những thứ trong tâm trí bạn mà thu hút sự chú tâm của bạn. Một best practice để thực hiện bước này đó là tìm một nơi đáng tin tưởng để lưu trữ những thứ được thu thập hay còn gọi là "trusted bucket" để bạn có thể xem lại sau này.

Để thu thập hiệu quả thì bạn cần các công cụ cần thiết, và công cự đơn giản nhất chính là viết nó ra giấy. Bạn có thể dùng một tờ A4 hay stickie note để ghi lại những thứ này hoặc cũng có thể ghi vào sổ tay cá nhân. Và tốt nhất nên ghi lại mỗi chủ đề/ nhóm trên một trang riêng biệt tránh lẫn lộn vào nhau. Bên cạnh công cụ cấp thấp này thì có các công cụ cấp cao như phần mềm ghi chú, thư thoại hay hệ thống email của bạn. Với sự phát triển ngày nay thì các công cụ cấp cao hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn tối đa về việc ghi chú có thể kể đến như Evernote, OneNote... hay đối với email có thể kể đến Gmail hoặc Outlook...

Khi có công cụ để thu thập thôi chưa đủ, chúng ta cần chú ý đến các yếu tố sau để việc thu thập trở nên hiệu quả hơn:

Mọi thông tin thu thập được phải năm trong trusted bucket. Tuy nhiên "trusted bucket" này nhất định KHÔNG ĐƯỢC LÀ TÂM TRÍ CỦA BẠN.
Số lượng trusted bucket phải tương ứng với khả năng xử lý của bạn, nếu quá nhiều trusted bucket thì sẽ rất khó cho bạn để xử lý chúng dễ dàng và nhất quán
Thường xuyên làm rỗng các trusted bucket, có nghĩa là bạn phải biết phải làm gì với những thứ thu thập được trong bucket.

4. Bước 2: Xử lý - Clarifying

Từ giờ, những thứ chúng ta thu thập được sẽ tạm được gọi là "dữ liệu thô". Và mục đích chính của bước này chính là định nghĩa xem những dữ liệu thô này là gì? Sẽ có 2 câu hỏi bạn cần trả lời đối với mỗi dữ liệu thô bạn capture được.

Câu hỏi thứ nhất: "What is it?". Trả lời được câu hỏi này đồng nghĩa với việc bạn định nghĩa được chính xác thứ đang thu hút sự chú ý của bạn là gì để từ đó bạn có cơ sở để ra quyết định và trả lời cho câu hỏi thứ 2. Ví dụ cho câu hỏi này: Giả sử một mục trong dữ liệu thô của bạn là "Vợ". Khi bạn trả lời câu hỏi "What is it?" cho dữ liệu này thì câu trả lời có thể là: Mua quà sinh nhật vợ vào tháng sau hay Tổ chức kỉ niệm ngày cưới với vợ chẳng hạn. Khi đó bạn đã làm rõ nghĩa hơn dữ liệu thô mà mình đã thu thập rồi đó.

Sau khi trả lời cầu hỏi thứ nhất thì bạn cần trả lời tiếp cho câu hỏi thứ 2: "Is it actionable?"

Câu hỏi này có 2 hướng trả lời CÓ và KHÔNG.

Nếu câu trả lời là KHÔNG thì có 3 khả năng

Dữ liệu thô này không có giá trị, nó là rác (Trash). Mà việc bạn cần làm với rác là gì? Đơn giản là vứt đi, không quan tâm đến nó nữa
Không cần phải thực hiện ngay lúc này, nhưng sẽ làm sau này: dữ liệu thô nay không cần làm gì tại thời điểm này, những trong tương lai có thể phải làm nó. Vậy nên bạn xếp chúng vào mục "Someday/Maybe". Giai đoạn này còn gọi là ủ thông tin - incubate. Và điều duy nhất bạn phải làm với nhóm này chính là đánh giá lại nó vào một thời điểm khác hay một ngày khác để xem nó nên ở đâu
Loại cuối cùng trong câu trả lời không đó là "Reference". Đây là loại dữ liệu thô không cần đến hành động nhưng lại có số lượng rất nhiều. Đó là những thông tin hữu ích bạn cần phải giữ nó để tham khảo, có thể cần cho công việc sau này.

Nếu câu trả lời là CÓ thì sẽ có 2 điều bạn cần quan tâm đó là:

Hành động kế tiếp theo là gì? (What's the very next action?) Đây là một câu hỏi cực khì quan trọng vì nó là chìa khoá then chốt để bạn vạch ra hướng giải quyết vấn đề. Hành động kế tiếp theo là những hành động cực kì cụ thể, hữu hình ví dụ như: một cuộc gọi, một email, một trang web nào đó cần đọc để tìm kiếm thông tin...
Kết quả hay dự án bạn mong muốn là gì? (If you cannot finish the action, what's the project?) Cần phải hiểu rõ khái niệm dự án ở đây có nghĩa là nó có nhiều hơn 1 hành động/ bước để hoàn thành. Một danh sách các dự án nên được liệt kê ra để giúp bạn tự nhắc nhở mình những công việc chưa hoàn thành. Mỗi dự án nên có dạng một động từ như: Triển khai kế hoạch quản cáo hay Hoàn thành báo cáo tài chính...

Sau khi bạn xác định được chính xác hành động tiếp theo là gì? Thì bạn cần trả lời thêm 1 câu hỏi nhỏ nữa để có thể hoàn thành bước xử lý này đó là: Hành động đó có thể được hoàn thành trong vòng 2 phút hay không. Để trả lời cho nó, mình sẽ giới thiệu khái niệm 3Ds (3 chữ D)

Nếu hành động đó có thể thực hiện trong 2 phút, thì việc đơn giản đó là hay làm nó hãy thực hiện nó (Do it). Đó là chữ D đầu tiên. Chữ D này gắn liền với nguyên tắc 2 phút - Điều gì có thể làm trong vòng 2 phút, hay làm điều đó ngay lập tức.

Nếu hành động đó không thể thực hiện trong 2 phút thì sẽ là cho 2 chữ D còn lại.

Nếu bản thân bạn không phù hợp để thực hiện hành động này hãy bàn giao/uỷ quyền nó cho người khác (Delegate it)
Nếu chính bạn là người phù hợp nhất để thực hiện nó và nó làm mất hơn 2 phút thì hãy tạm hoãn nó nhưng vẫn để nó trong danh sách hành động tiếp theo cần làm (Defer it)

5. Bước 3: Tổ chức - Organizing

Sau khi thu thập và xử lý dữ liệu thô, xác định được những hành dữ liệu thô nào có thể hành động, những cái không thể hành động, những cái làm nhanh trong 2 phút, những cái làm lâu hơn 2 phút, những cái chỉ có một hành động những cái là dự án với nhiều hành động. Bước tiếp theo chúng ta sẽ tổ chức chúng lại theo hệ thống hay đặt những thứ đó vào nơi mà chúng thuộc về.

Đối với những dữ liệu thô có thể hành động, những nó có nhiều hơn 2 hành động để thực hiện khi đó cần có một danh sách dự án. Như đã nói ở trên, danh sách dự án như là một cột mốc nhắc nhở bản thân mình về những thứ chưa hoàn thành, bạn vẫn còn việc phải làm.
Đối với những hành động bạn uỷ quyền lại cho người khác, bạn sẽ cần tới một danh sách những công việc đang chờ đợi và những ai đang là người làm những công việc đó
Đối với những hành động được tạm hoãn, và nó là những việc cần phải làm vào một thời gian cụ thể nào đó thì chúng ta cần tới lịch để theo dõi những hành động này.
Và cuối cùng cũng đối với những hành động được tạm hoãn, chúng ta cần có một danh sách các hành động tiếp theo của nó và danh sách này nên sắp xếp theo ngữ cảnh như: các cuộc gọi, thực hiện ở nhà, thực hiện ở văn phòng....

6. Bước 4: Xem xét lại - Reflecting

Sau khi thu thập, xử lý, tổ chức, bạn cần phải xem xét đánh giá những bức tranh tổng thể về những thứ bạn đã làm được. Việc xem xét lại giúp bạn rà soát lại hệ thống các hành động và các lựa chọn đã được xác định.

Hiện tại bạn đang nắm giữ 4 thứ sau để duy trình hệ thống tổ chức các nhân này: danh sách dự án, danh sách những công việc đang chờ, danh sách hành động tiếp theo và lịch.

Thứ bạn thường xuyên xem xét lại nhất đó chính là lịch. Nó giúp bạn xác định được những điểm nóng trong ngày của bạn, biết được ngày mai, ngày kia bạn có những công việc gì.

Tiếp theo, bạn sẽ xem xét lại danh sách hành động tiếp theo để giúp bạn biết chính xác những gì bạn cần phải làm và được phân loại theo ngữ cảnh (như ở nàh, ở văn phòng, cuộc gọi...). Ngoài ra 2 danh sách còn lại cũng sẽ được xem xét thường xuyên bên cạnh 2 yếu tố trên.

Một yếu tố thành công quan trọng khi sử dụng phương pháp GTD này đó là việc xem xet lại hàng tuần - weekly review. Lý do weekly review trở nên hiệu quả bởi vì mọi người thường có xu hướng thoải mái nhất về công việc của mình vào thời điểm 1 tuần trước khi bắt đầu những kì nghỉ lớn trong năm. Khi đó họ sẽ dọn dẹp, kết thúc, làm rõ và thực hiện hết những cam kết của mình đã đặt ra để có được kì nghỉ thoải mái nhất. Do đó, khí áp dụng lý do này với phạm vi hàng tuần thì sẽ giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn để có những ngày cuối tuần thoải mái.

Đây là thời điềm để bạn có thể:

Tiếp tục thu thâp và xử lý dữ liệu thô
Xem xét lại toàn bộ
Bổ sung các danh sách.
Dọn dẹp sạch sẽ, rõ ràng

7. Bước 6: Bắt tay vào thực hiện - Engaging

Khi không sử dụng GTD, mọi công việc bạn thực hiện vào mỗi thời điểm để do trực giác quyết định và bạn sẽ hi vọng rằng quyết định đó là đúng. Với GTD, qua các bước thu thập, xử lý, tổ chức, review sẽ tạo điều kiện thuận lợi để bạn có lựa chọn đúng đắn về những điều cần phải thực hiện tại từng thời điểm. Với những hành động đã được lên kế hoạch trước, bạn sẽ chuyển từ hi vọng sang tin tưởng vào những quyết định của mình để rồi tăng tốc độ và làm việc có năng suất hơn.

8. Kết luận:

GTD là một phương pháp giúp bạn xây dựng nên một công cụ giúp bạn xoá hết những điều đang choán chỗ trong tâm trí của bạn, khiến bạn mất tập trung và làm việc không hiệu quả, đồng thời sắp xếp chúng lại một cách hiệu quả và khoa học. Từ đó giúp bạn rèn luyện việc quyết định mọi thứ trong cuộc sống và luôn có kế hoạch cho những hành động tiếp theo để bạn có thể thực hiện bất kì lúc nào!

Cảm ơn mọi người đã đọc! Nếu thấy bài viết hay và hữu ích hãy chia sẽ với bạn bè của mình. Nếu bạn có bất kì ý kiến xây dựng và nhận xét gì hãy để lại bình luận bên dưới nhé!!!

Reference:

Lynda.com Course: Getting things Done - David Allen
Home page: https://gettingthingsdone.com/
Book: Getting things done - David Allen
Book: Hoàn thành mọi việc không hề khó - Nghệ thuật thực thi không căng thẳng