Lên kế hoạch hàng ngày với Productivity planner

Xin chào, hôm nay mình muốn giới thiệu với các bạn một phương pháp để trở nên productive hơn thông qua phương pháp có tên gọi là Productivity Planner (PP).
Bài viết này sẽ gồm một số nội dung chính sau:

Giới thiệu chung về Productivity planner: PP là gì? Lên kế hoạch bằng PP có lợi ích gì?
Cách viết productivity trên sổ tay
Triển khai PP trên máy tính thông qua Google Sheet hay Excel
Reference

Chúng ta bắt đầu thôi!!!.

Trước tiên là làm quen với Productivity planner?

PP là một phương pháp lên kế hoạch làm việc do Alex Ikonn và UJ Ramdas tạo ra nhằm giúp chúng ta cải thiện được năng suất và hiệu quả làm việc đồng thời quản lý thời gian tốt hơn. Nói thêm, Alex Ikonn và UJ Ramdas là đồng sáng lập của Intelligenchange, một công ty chuyên cung cấp các sản phẩm để tạo thói quen làm việc hiệu quả.

Vậy lợi ích của PP là gì?

Về bản chất PP có giúp tăng năng suất làm việc và quản lý thời gian tốt hơn dự trên việc cắt giảm số lượng to-do list (tối đa 5 việc một ngày) đồng thời đo lường được hiệu quả làm việc khi kết hợp chung với phương pháp Pomodoro. Về phương pháp này mình đã có một bài viết trước đây rồi, các bạn có thể đọc tại đây.

Một số lợi ích có thể thấy được của PP như:

PP rất dễ sử dụng: nguyên tắc đơn giản chỉ là: làm task quan trọng nhất trước, sau đó mới đến các task tiếp theo
PP giúp bạn làm việc theo một luồng
PP giúp bạn có cảm hứng: nếu bạn sử dụng sổ productivity planner, hàng ngày khi bạn lên kế hoạch làm việc bạn sẽ đọc được một câu trích dẫn và điều đó giúp bạn có thêm cảm hứng để làm việc tốt hơn
PP giúp bạn cải thiện bản thân hàng ngày: sau mỗi ngày bạn sẽ tự đánh giá lại việc mình hoàn thành theo thang điểm từ 1 đến 10, để từ đó cải thiện dần năng suất lên.

Bạn đã thấy PP hấp dẫn rồi chứ, tiếp theo chúng ta sẽ tìm hiểu xem viết Productivity Planner trên sổ tay như thế nào

Cách viết PP trên sổ Productivity planner

Sổ productivity planner thực tế

OK, sau khi biết Productivity planner là gì thì tiếp theo sẽ là cách sử dụng productivity planner theo cách chính thống nhất, đó là dùng sổ tay productivity planner. Và đây chính là hình ảnh thực sự của một cuốn sổ PP, được bán với giá gần $25 tại đây. Nếu các bạn muốn các bạn có thể order về để dùng.

Một trang sổ PP

Trước hết mình sẽ giải thích các thành phần của một trang sổ, sẽ gồm 7 phần chính như sau:

Inspiring quote: Một câu trích dẫn nào đó để tạo động lực và cảm hứng làm việc cho bạn, những câu trích dẫn này đều có ở từng trang và nằm ngay dưới ngày tháng
Most important task of the day (1): Là nơi bạn ghi lại task quan trọng nhất trong ngày, bạn sẽ không làm task nào khác cho đến khi task này hoàn thành. Chỉ 1 task này duy nhất trong ngày
Secondary tasks of importance (2): là những task quan trọng thứ 2 sau task bắt buộc phải làm kia. Và mỗi ngày chỉ có tối đa 2 task này mà thôi
Additional task (3): là những task bổ sung sau khi bạn hoàn thành hết 3 task trên, và cũng chỉ có tầm 2 task loại này mà thôi. Vậy mỗi ngày chúng ta có tầm 3-5 task
Focused time tracking: đây là nơi bạn sẽ ước tính thời gian bạn hoàn thành từng task với đơn vị là một pomodoro - 25 min. Sau đó khi làm thực tế bạn mất bao nhiêu thời gian thì bạn sẽ ghi vào ô thứ 2.
Notes: Là nơi bạn có thể ghi chú lại những điều mình cần ghi nhớ hay điều quan trọng trong quá trình làm việc hàng ngày
Cuối dùng là Daily productivity learning: là chỗ bạn tự chấm điểm về hiệu suất làm việc của bản thân và ghi lại bài học mà hôm đó bạn đã học được...

Các thành phần trong 1 trang sổ

Vậy là bạn đã nắm được cấu trúc của một trang PP, tiếp theo là đến cách sử dụng của nó.
Đầu tiên khi bắt đầu bạn sẽ ghi lại 1 task duy nhất mà bạn cảm thấy quan trọng nó nhất trong ngày. Tiếp đến, bạn sẽ ghi thêm các task khác của ngày và xếp theo độ ưu tiên, tốt nhất nên giới hạn tổng cộng mỗi ngày từ 3-5 task. Lưu ý là khi viết task phải viết sao cho hợp lý, tránh việc task overlap lẫn nhau, task không mang tính hành động hay nó có cần phải phân nhỏ ra nữa hay koTiếp theo, với từng task, bạn sẽ estimate thời gian thực hiện task đó, với đơn vị là 25-min-bucket vào ô vuông đầu tiên của mỗi task.
Bước tiếp theo là bắt tay vào thực hiện. Có 2 điểm lưu ý là bạn hãy thực hiện theo phương pháp Pomodoro và cố gắng tập trung, loại bỏ hết những thứ khiến bạn xao nhãng. Đồng thời nhớ rằng, task được thực hiện theo thứ tự từ trên xuống, task dưới chỉ được thực hiện khi task trên đã hoàn thành. Sau khi hoàn thành mỗi task thì tô màu vào ô tròn số pomodoro mà bạn tốn để thực hiện task đó và ghi con số đó ở ô vuông thứ 2.
Đến cuối ngày, bạn tự đánh giá điểm cho hiệu suất làm việc của mình và ghi lại bài học thu được.
Và cuối cùng bạn bắt đầu lên kế hoạch cho ngày hôm sau bằng cách điền task vào trang PP tiếp theo. Đây là bước rất quan trọng vì nó giúp bạn định hình được ngay mai mình sẽ phải làm gì.
Vậy là xong, bạn đã biết cách sử dụng phương pháp Productivity planner rồi đó! Ở phần tiếp theo mình sẽ giới thiệu cách mình triển khai “số hoá” phương pháp này.

Triển khai PP trên máy tính thông qua Google Sheet hay Excel

Đầu tiên, mình phải nhận xét rằng dùng bằng sổ sẽ có cảm giác sướng hơn rất nhiều. Tuy nhiên tại sao mình lại muốn “số hoá” cái productivity planner này? Lý do rất đơn giản, mình chữ xấu (Không muốn tự làm tụt cảm hứng bản thân ^^) và thời gian mình tiếp xúc với máy tính rất nhiều. Do đó mình quyết định triển khai phương pháp này trên Google Sheet hay Excel.
Thì đây là layout file Google Sheet của mình khi triển khai cái này

Đầu tiên mình sắp xếp 1 thư mục tên Productivity planner trên Google Drive của mình, bên trong đó mình có 1 file mẫu, như là từng trang của productivity planner và sắp xếp các thư mục thành từng tháng

Số hoá phương pháp Productivity planner bằng Google Sheet

Trong mỗi tháng sẽ là file productivity của mỗi tuần trong tháng đó

Số hoá phương pháp Productivity planner bằng Google Sheet

Trong mỗi file sẽ có 7 sheet, ứng với 7 ngày trong tuần, tên sheet sẽ là ngày và sheet sẽ được cấu trúc gần giống với một trang productivity planner (có lược bỏ phần quote vì mình không bị inspired bởi mấy câu quote lắm)

Số hoá phương pháp Productivity planner bằng Google Sheet

Xong thế, vậy là mình đã giới thiệu xong cách digitalize productivity planner.

Kết luận

Cá nhân mình thấy Productivity planner là một phương pháp khá hay và lạ, giúp bạn tập trung làm việc, quản lý thời gian cũng như cải thiện hiệu suất làm việc của bạn, giúp bạn đạt được những mục tiêu đặt ra. Mình thấy rất nhiều bài viết cho rằng việc dùng sổ hay bút và giấy sẽ giúp mình thao tác nhanh hơn và sáng tạo hơn nhiều khi tự do viết hay vẽ, nhưng việc “số hoá” cũng giúp rất nhiều như sẽ gần như không gian lưu trữ là vô tận, không lo khi sổ bị mất hay ướt… Dù sử dụng cách nào đi chăng nữa, chỉ cần nó phù hợp và giúp bạn tiến bộ thì đó là cách hay nhất.
Bạn thích cách nào hơn hay có những phương pháp hay hơn, hay comment chia sẻ tại đây để cùng bàn luận. Nếu thấy hay và có ích, hãy share bài viết này cho nhiều người biết hơn nữa. Một lần nữa, cảm ơn các bạn đã đọc blog của mình. Thanks!

Reference

https://www.intelligentchange.com/blogs/news/productivity-planner-tips
http://ybox.vn/ky-nang/hoan-thanh-cong-viec-tien-biet-tri-hoan-voi-productivity-planner-itisn2cxir

PS: bạn có thể tải hướng dẫn sử dụng chính chủ tại link này . Trong bài viết này mình cũng sử dụng những thông tin dựa trên hướng dẫn này.